בשנים האחרונות הולכת ומתחזקת בקרב ארגונים ההבנה, שעל מנת לממש את החזון הארגוני ולמקסם את הפעילות העסקית, יש ליצור סביבת עבודה המותאמת לערכים, לצרכים, לאופיו הייחודי של הארגון וכמובן, ליעדיו העתידיים.

שדרוג סביבת העבודה בארגונים, לרוב, מתרחש כשמעתיקים את המשרד למקום חדש, כשחל שינוי ארגוני כמו מיזוג או התרחבות, וגם בעת חילופי הנהלה, כשהמנהלים החדשים מעוניינים בהתחדשות התואמת את חזונם העסקי.
השיטה מבוססת על שיתוף פעולה הדוק עם כל דרגי ההנהלה ועל בירור צרכים מעמיק עם כלל עובדי הארגון.

על פי WORKPLACE STRATEGY תהליך של שינוי ואופטימיזציה של סביבת עבודה מתחיל כבר בשלבים הראשונים של תכנון הקונספט - לעיתים כשעדיין לא נבחר המיקום החדש - בלמידה מעמיקה של הארגון, המבנה, הערכים, המאפיינים הספציפיים ויעדיו האסטרטגיים. הלמידה לא מסתפקת רק במיפוי מדדים כמותיים כמו מחזור מכירות שנתי, ניתוח שלבי תהליך העבודה ותפוקות, אלא בשיתוף הגורם האנושי ובהבנת דפוסי העבודה וצרכיהם של העובדים.

כשאת שיטת ה- WORKPLACE STRATEGY מיישמים ומנתחים משרדי אדריכלים, אשר מומחים בזיהוי צרכים עכשוויים ועתידיים ובניצול שטח אופטימלי, הרווח לארגון משמעותי הרבה יותר מהרגיל, ועשוי להתבטא, לעיתים, בחיסכון עלויות משמעותי.

מהי אסטרטגיה לתכנון סביבת עבודה?

■ חקר: צוותי התכנון מתחילים את התהליך בלמידה מעמיקה של הארגון תחילה מההנהלה, ומבינים את החזון הארגוני הן מבחינה כמותית (יעדים מדידים במונחי כסף, מכירות , כח אדם וכו') והן מבחינה איכותית (סוג המוצר של הארגון ואיכותו, מבנה ארגוני, מיקום הארגון בשוק הגלובלי, תחזיות ויעדים).

■ אפיון התנהלות על-פי "תרשים ספגטי": לאחר לימוד הארגון דרך עיני ההנהלה, מתקיים לימוד שגרת החיים היומיומית, תוך הכרות עם דפוסי ומאפייני הפעילות של יום עבודה שגרתי. בחינת ההתנהלות של יום עבודה בארגון ויוצרים, מה שקרוי בעגה המקצועית: "תרשים ספגטי".

מטרת הצפייה היא לבחון את תחנות העבודה העיקריות ואת היקף התנועה המתבצעת על ידי העובדים, כמו למשל, כמה פעמים ביום הולך העובד למטבחון, באיזה חדרים מבלה את עיקר זמנו, האם וכמה בשטחים הציבוריים וכדומה.

■ דיונים קבוצתיים עם צוותי עבודה (Workshops) אותם ממנים מנהלי המחלקות בארגונים. מטרת השיחות להבין מהעובדים עצמם איפה נעים להם לשבת בארגון, חשיבות האינטראקציה החברתית עבורם וכן, משמעות העבודה בצוותים, האם החדרים בהם הם עובדים או מנהלים ישיבות מאפשרים להם להתרכז, האם יש להם מקום מותאם להתכנסות ולשיח צוותי באמצע היום וכדומה. בתום הדיון מופצים שאלונים בקרב כל העובדים, על מנת להשיג נתונים מדויקים, המייצגים את כלל הארגון.

■ הכנת דו"ח ביניים עבור הנהלת הארגון, אשר מתאר ומסביר את המצב הנוכחי ואת הצרכים, שעולים מהשטח. בעקבות ממצאים אלה, מתקבלת החלטה באיזה צרכים יש להתמקד וצוות התכנון חוזר לבצע השלמות בהתאם.

■ הפקת דו"ח אמפירי מסכם. הדו"ח הכולל תרשימים וטבלאות ומציג באופן ברור את אפיון סביבת העבודה וכיצד ההנהלה והעובדים מעוניינים שהיא תיראה ותתייעל לשביעות רצונם.

■ רתימת העובדים: מאחר ומדברים על הטמעת חזון החברה בסביבה עסקית דינמית, כדי שהתהליך יצליח חשובה מאד רתימת כלל העובדים והפיכתם לשותפים פעילים בשינוי. רצוי לבחון כיצד העובד רואה את חזון החברה ולדאוג להעלאת שביעות רצונו. אחד הגורמים שנמצאו בעלי חשיבות מכרעת על שביעות רצון העובדים הנה שביעות רצונו מתנאי סביבת העבודה ואיכות החיים בה.

■ עיצוב מדוייק למינוף הארגון: חלק בלתי נפרד מתכנון אדריכלי בשיטת WORKPLACE STRATEGY מתייחס גם להיבט העיצובי, אשר מבטא ומדגיש את התדמית הארגונית ואת רוח הערכים כפי שעולים ממיתוג הארגון ומחזונו.

כשעיצוב הפנים תואם את התפיסה הארגונית, את הצרכים ואת היעדים, הדרך להתייעלות עסקית קצרה, נכונה ומדויקת יותר.

הכותבת היא שותפה מנהלת במשרד אורבך הלוי אדריכלים ומהנדסים בע"מ